Excel Niyetine Word


Microsoft Word, kullanıcıların her türlü istemini karşılamak üzere oldukça iyi tasarlanmış bir program. Bazen Word'de çalışırken bir hesap tablosu işlemini yapmanız gerekebilir. Bunun için Excel'i açmanız gerekmiyor. Microsoft Word, en temel Excel fonksiyonlarına ve işlevlerine sahip.

Diyelim ki elimizde Word'de düzenlenmiş bir tablo olsun. Bu tablodaki veriler üzerinde bir sürü işlem yapılacak olsun. Bunun için uzun uzadıya söz konusu tabloyu kopyalayıp Excel'e yapıştırıp, Excel'de gerekli işlemleri yapıp tekrar Word'e kopyalamanız gerekmiyor. İşin kolayı var: Word'deki tablolama ve formülasyon yeteneklerini kullanmanız yeterli. Üstelik Excel'e kopyalayıp yapıştırma sürecinde mutlaka ve mutlaka bozulacak olan biçimlendirmelerle uğraşmak zorunda da kalmayacaksınız.

Yukarıdaki iki paragrafta anlattığım işlemlerin nasıl yapıldığını merak ediyorsanız bizi izlemeye/okumaya devam ediniz.

Tablo Elemanlarını Sıralayın

İlk şekilde gördüğünüz gibi bir tabloda bazı sıralama ve matematik işlemleri yapmamız gerekiyorsa yapacağımız işlemleri anlatalım:

Mesela öncelikle ada göre sıralama işlemi yapmamız gerekiyorsa bunun için ilk önce söz konusu tablodaki tüm alanları seçili hale getirelim. Bunun için faremizin imlecini tablonun ilk sütununun en üst kısmına götürelim. İmlecin şekli aşağıya doğru kalın bir ok haline dönüştüğünde söz konusu sütunun seçili hale geldiğini göreceksiniz. Fareyi sağa doru kaydırınca diğer sütunlar da seçili hale gelir. Daha sonra Tablo menüsündeki Sırala seçeneğine tıklayın. Karşınıza Sırala adında bir iletişim kutusu çıkacaktır.

Burada istediğiniz türden bir sıralama işlemi gerçekleştirebilirsiniz. Mesela Sırala iletişim kutusunun en alt kısmındaki Listemde grubundaki Başlık satırı var seçeneğini seçerseniz, sütunların ilk satırındaki hücreler bir başlık muamelesi görerek sıralama işlemine dahil edilmezler. Başlık satırı yok seçeneğini işaretlerseniz sütunların ilk satırları da sıralama işlemine dahil edilirler.

• Sırala iletişim kutusundaki Sıralama ölçütü başlıklı bölümdeki seçeneklerden de istediğiniz türden bir sıralama işlemi kriterlerini belirtebilirsiniz. Mesela ben Adı Soyadı başlıklı ilk sütuna göre ve Metin türünde Artan bir sıralama yapılmasını istedim.

• Sıralama iletişim kutusundaki Sonra ve Daha sonra bölümlerinden de ilk kriterlerden sonra gelecek şeklide daha ayrıntılı bir sıralama işlemi için gerekli gördüğünüz sıralama kriterlerini belirtebilirsiniz.

• Sıralama iletişim kutusundaki Seçenekler düğmesine tıkladığınızda da daha ayrıntılı bir sıralama işlemi gerçekleştirebilmek için kullanacağınız Sıralama Seçenekleri adlı bir iletişim kutusu karşınıza çıkar.

Sıralama Seçenekleri iletişim kutusundaki seçenekleri incelemeyi size bırakıyorum. Buradaki seçenekler arasında sadece dikkatinizi çekeceğim bir özelliği aktaracağım size: Sıralama dili. Bu seçeneğin hemen altındaki aşağı bakan oku tıkladığınızda açılan listeden sıralamanın yapılmasını istediğiniz bir dili seçebilirsiniz: Slovakça ya da Türkçe gibi MS Office 2000'nin tanıdığı onlarca dilden birini seçebilirsiniz.

Tablodaki Hücre Değerlerinin Ortalamalarını ve Toplamlarını Bulmak

Sadece sıralama gibi basit bir tablolama işlemi yapmıyor Word, Excel'de kullandığınız önemli fonksiyonların kullanımına da izin veriyor. Mesela söz konusu tablodaki Doğum Yılı, Maaşı ve Çalıştığı Saat sütunlarında yer alan değerlerin ortalamasını almak isteyelim.

Bunun için öncelikle söz konusu işlemin yapılacağı hücreye gitmeniz ve tablo menüsünden Formül seçeneğine tıklamanız gerekiyor. Formül adında kendisi küçük ama işlevi büyük bir iletişim kutusu karşınıza çıkacak. "Önemli olan küçüklüğü değil işlevselliğidir" cümlesini boşuna söylememişler.

İşte Word'ü Excel niyetine kullanacaklara özel bir iletişim kutusu: Formül. Formülün sonucunu istediğiniz bir biçimde yazılmasını/görüntülenmesini sağlayan Sayı biçimi kutusuna bir göz atın. İşlev yapıştır bölümünden de istediğiniz bir formülü kullanabilirsiniz.

Bu iletişim kutusundaki İşlev yapıştır: bölümündeki aşağı bakan oku tıkladığınızda bu tabloda kullanabileceğiniz formüllerin bir listesini göreceksiniz. Buradaki formüllerden size uyan birini mesela ortalama almak için AVERAGE fonksiyonunu seçiniz. Parantez içindeki parametre olarak da ABOVE yazınız. Yani AVERAGE(ABOVE) fonksiyonu ile "yukarıdaki değerlerin ortalamasını al" demek istiyorsunuz. Burada dikkat etmeniz bir nokta var. Excel'de tablolarda işlem yaparken bir hücre grubu belirtmek çok kolaydı. Buradaki fonksiyonda ABOVE argümanı ile tablonun yukarıdaki hücrelerin tümünü belirtiyorsunuz. Yani başlık satırlarını da. Bunun anlamı da fonksiyon bu hücrelerdeki değeri de kaale alacak ve sayısal değer olarak (aslında bir metin olduğu için) sıfır (0) kabul edecek. Bu nedenle bu işlemleri yapmadan önce başlık satırlarını iptal etmenizi öneririm. Formül iletişim kutusundaki Sayı biçimi kutusunun sağıdaki aşağı bakan oka tıklayarak formül sonucunun nasıl bir biçimde yazılmasını/görüntülenmesini istediğinizi belirtebilirsiniz.

Excel Kalmadı, Word Verelim!

İşte bu ay size Word'ü (Excel gibi) kolayca kullanarak basit tablolama işlemlerinin nasıl yapılabileceğiniz anlattık. Aslında MS Office'in tüm bileşenleri (Word, Excel, Access, PowerPoint, Outlook, Binder, Internet Explorer vb.) birbirleriyle tam bir uyumluluk içerisinde çalışırlar. Bir PowerPoint sunumunda Word belgelerini, Excel tablolarını ve grafiklerini kolaylıkla kullanabiliyorsanız, diğer Office uygulamalarında da diğerlerini kolaylıkla kopyala-yapıştır işlemini kullanarak belge aktarımı yapabilirsiniz. Ama Office uygulamalarındaki işlemlerin çoğu aynı DLL'leri kullanır. Yani Word'ü Excel niyetine kullanabildiğiniz gibi, Excel'i de Access niyetine kullanabilirsiniz. MS Office 2000 gerçekten de bize bir Milattan Sonra (MS) ofis dönemi yaşatıyor. Gelecek yazımızda görüşmek üzere.